Link 5 razmjenjuje podatke s posrednicima e-računa, Poreznom upravom i bankama. Izlazni e-računi šalju se iz prodaje, ulazni se preuzimaju u uredsko poslovanje ili izravno među ulazne račune, a porezni obrasci, nalozi za plaćanje i podaci za razmjenu nastaju iz podataka koji su već u programu.
FINA ili Moj-eRačun
Posrednik se bira u matičnim podacima. Slanje, statusi, preuzimanje i odbijanje e-računa rade s oba posrednika.
Fiskalizacija 2.0
Naplata poslanog e-računa prijavljuje se iz proknjiženih uplata, a odbijeni ulazni e-račun s razlogom odbijanja.
Izlazni e-računi
Račun iz prodaje ili komunalnog obračuna šalje se posredniku bez izvoza datoteka.
- Primatelji su poslovni subjekti (B2B) i javni naručitelji (B2G), a preko Moj-eRačuna i građani (B2C).
- „Sinkroniziraj e-račune 2.0” šalje označene račune i preuzima njihove statuse. Račun koji se ne šalje dobiva status „Nije e-račun”.
- Kad posrednik ne odgovori ili se veza prekine, ishod slanja je nepoznat i račun se ne šalje ponovno sam. Nakon provjere kod posrednika vraća se akcijom „Postavi status ‘Spreman za slanje’”.
- Istek FINA certifikata javlja se prije slanja, a greška jednog računa ne zaustavlja ostale.
- Izvoz e-računa u UBL, PDF vizualizacija i slanje računa kupcu e-poštom.
Ulazni e-računi
Ulazni e-račun preuzima se na jedan od dva načina: izravno među ulazne račune ili u prijem pošte.
- „Sinkroniziraj e-račune” na ulaznim računima preuzima dobavljača, stavke i PDV. Način preuzimanja, vrsta knjige i zadana roba biraju se u matičnim podacima.
- Roba na stavci prepoznaje se po GTIN-u, nazivu robe dobavljača ili prethodnom računu istog dobavljača, a pretporez po kategoriji i stopi PDV-a iz e-računa.
- Knjižna odobrenja dobavljača preuzimaju se s negativnim iznosima i brojem računa na koji se odnose.
- U uredskom poslovanju e-račun ulazi u prijem pošte akcijom „Sinkroniziraj e-Dokumente”, dobiva urudžbeni broj i ide na odobravanje kroz hodogram.
- „Odbij e-račun” s razlogom N, U ili O i opisom prijavljuje odbijanje posredniku za eIzvještavanje Poreznoj upravi. Datum i razlog odbijanja ostaju zapisani na računu.
- Isti e-račun ne preuzima se dvaput, a preuzimanje istodobno pokreće samo jedan korisnik.
Fiskalizacija i e-izvještavanje
Naplata se prijavljuje iz knjiženja, a ne posebnim upisom.
- Naplata poslanih e-računa prijavljuje se pri sinkronizaciji ili akcijom „Prijavi naplatu (e-Izvještavanje, za označene zapise)”. Svaka proknjižena uplata prijavljuje se zasebno s datumom uplate, a poništena uplata ispravkom.
- Za korisnike FINA e-Računa naplata ide izravno u Sustav za fiskalizaciju.
- Sve prijave vidljive su na kartici „Prijave naplate” računa.
- Gotovinski i kartični računi fiskaliziraju se i dobivaju JIR. Račun koji podliježe fiskalizaciji ispisuje se tek nakon fiskalizacije.
Porezna uprava, FINA i banke
Obrasci i datoteke za banku nastaju iz obračuna i knjiženja.
- ePorezna: XML obrazac JOPPD iz obračuna plaće i drugih isplata te obrasci PDV i PDV-S iz obračuna PDV-a. Svaki obrazac pri izradi se provjerava XSD shemom.
- RKPFI: godišnje izvršenje proračuna u propisanim CSV datotekama.
- SEPA: označeni nalozi za plaćanje izvoze se u datoteku pain.001 za banku.
- Izvodi banke učitavaju se u formatima camt.053 i HUB3, a uz njih i specifikacije FINA-e i Pošte. „Prepoznaj stavke” povezuje uplate s osobama i računima po pozivu na broj, OIB-u i IBAN-u.
Povezani moduli
Integracije rade nad podacima modula u kojima zapis nastaje.
Prodaja
Izlazni računi šalju se kao e-računi i fiskaliziraju.
Ulazni računi
Ulazni e-račun postaje račun sa stavkama i pretporezom.
Uredsko poslovanje
e-Računi i eDelivery poruke ulaze u prijem pošte.
Obračun plaća
JOPPD obrazac u XML-u iz obračuna.
Integracije
ZUP IT, Korisnički pretinac, OIB, ZIS, RPJ i eDozvola.
Nalozi za plaćanje
SEPA datoteka pain.001 za banku.