Svaki dopis, zahtjev i rješenje općine prolazi kroz urudžbeni zapisnik. SEUP Link 5 vodi ga prema Uredbi o uredskom poslovanju (NN 75/2021): pošta stiže iz e-pošte, s posrednika e-računa i kroz eDelivery, predmet ide referentu kroz hodogram, a rješenje se potpisuje na daljinu i otprema u Korisnički pretinac stranke. Rješenja o komunalnoj naknadi i o dodjeli grobnog mjesta nastaju u drugim modulima Linka 5 i odmah dobivaju klasu i urudžbeni broj.
Uredba 75/2021
Urudžbeni zapisnik, upisnici UP/I i UP/II, plan klasifikacijskih oznaka i pismohrana, s JOP-om na svakom pismenu.
Pošta bez prepisivanja
Ulazno pismeno nastaje iz e-poruke, e-računa, eDelivery poruke ili akta iz eDozvole.
ZUP IT i e-Građani
Upravni postupak prijavljuje se u ZUP IT iz predmeta, a rješenje ide u Korisnički pretinac.
Cijela općina u jednoj bazi
Proračun, komunalni prihodi i imovina u istom programu, uz zajednički adresar osoba s uredom.
Uredsko poslovanje (SEUP)
Evidencije koje propisuje Uredba, s pretragom i propisanim ispisima.
- Urudžbeni zapisnik te upisnici prvostupanjskog (UP/I) i drugostupanjskog (UP/II) upravnog postupka, svaki sa svojim oblikom klasifikacijske oznake i urudžbenog broja.
- Knjiga primljene pošte i otprema pošiljaka, dostavna knjiga za poštu, povratnice i naljepnice s adresom.
- Interna dostavna knjiga: pismeno ide referentu s rokom i statusom obrade, a referent dobiva obavijest e-poštom.
- Plan klasifikacijskih oznaka po godinama, popis rokova čuvanja i knjiga pismohrane.
- Upisnik o zahtjevima za pristup informacijama.
- Sve o SEUP-u Link 5
Od e-poruke do Korisničkog pretinca
Hodogram određuje kome pismeno ide i tko ga mora potvrditi.
- E-pošta sa službenih adresa, e-računi s FINA-e i Moj-eRačuna, eDelivery i akti iz eDozvole postaju ulazna pismena s dokumentom u privitku.
- Dokument pismena izrađuje se iz Word predloška s klasom, urudžbenim brojem i primateljem, po potrebi s prijamnim štambiljem ili 2D barkodom.
- Potpis i pečat na daljinu kroz servis RDD; potpisani dokument postaje nova verzija privitka.
- ZUP IT: upravni postupak šalje se iz predmeta, pojedinačno ili za više označenih predmeta.
- Otprema u osobni ili poslovni Korisnički pretinac primatelja, uz provjeru pretinca prije slanja i upis otpreme nakon njega.
- Registar ugovora i rješenja: ugovor nastaje iz pismena i ostaje povezan s predmetom.
Proračun, financije i plaće
Od plana do godišnjeg financijskog izvještaja, s proračunskim korisnicima u istom tijeku.
- Proračun i riznica: plan s projekcijama, rebalans i preraspodjela prema čl. 60. Zakona o proračunu; zahtjevi za plaćanje proračunskih korisnika s odobrenjem u granicama raspoloživog.
- Ulazni računi i e-Račun: e-računi s FINA-e i Moj-eRačuna knjiže se po shemama, s pozicijom i izvorom, u knjigu URA i na plaćanje.
- Glavna knjiga, izvod banke i salda konti: temeljnice nastaju same, uplate se prepoznaju po pozivu na broj, a zaključenje godine provjerava neproknjižene izvode.
- Obračun plaća i kadrovska evidencija: plaće, drugi dohodak i stručno osposobljavanje s JOPPD-om, nalozima i temeljnicom.
Komunalni prihodi i groblja
Jedna evidencija objekata i obveznika za naknadu, doprinos, vodu, otpad i grobna mjesta.
- Komunalna evidencija za JLS: objekti i obveznici s podacima iz katastra, zaduženja i rješenja o komunalnoj naknadi te komunalni doprinos iz eDozvole.
- Grobni očevidnik: grobovi, korisnici i umrle osobe, rješenja i grobna naknada, uz web kartu groblja s tražilicom pokojnika.
- Prodaja: izlazni računi s HUB3 uplatnicom i periodični računi, kao e-račun i u glavnoj knjizi.
- Po potrebi: posude i odvoz otpada, potrošnja vode, odvodnja i dimnjačarstvo.
Imovina, prostor i registri
Podaci iz državnih registara dolaze u Link 5, a ne prepisuju se.
- Upravljanje imovinom: registar nekretnina s katastrom i zemljišnim knjigama, vlasništvom, korištenjem i procjenama.
- GIS karta: objekti, komunalna infrastruktura i imovina na DGU ortofotu i katastru, uz podatke iz Linka 5.
- Integracije: OIB sustav, katastar i zemljišne knjige, eDozvola, ZUP IT i Korisnički pretinac.
- Osnovna sredstva i sitni inventar: amortizacija po skupinama, inventurne i popisne liste.
Javnost i ostalo
- Portal: službene web stranice s objavama i dokumentima te javna objava isplata, infrastrukture i imovine izravno iz Linka 5.
- Evidencija putnih naloga: putni nalozi, dnevnice i loko vožnja.