U vrtiću, školi ili knjižnici računovodstvo često vodi jedna osoba, a uz knjige stižu e-računi, zahtjevi nadležnom proračunu, plaće, urudžbeni zapisnik i godišnja inventura. Link 5 to vodi u jednoj bazi: ulazni e-račun proknjiži se po shemi, iz njega nastaje zahtjev riznici ili nalog za plaćanje, a stavke izvoda zatvaraju upravo taj račun dobavljača.
E-računi bez prepisivanja
Ulazni e-računi s FINA-e i Moj-eRačuna knjiže se po shemama, s pozicijom i izvorom financiranja.
Riznica s proračunom
Zahtjev za plaćanje nastaje iz proknjiženog računa ili plaće, a status Plaćen stiže s izvodom.
Knjige i izvještaji
Glavna knjiga, salda konti, izvršenje plana i obrasci godišnjeg financijskog izvještaja iz istih knjiženja.
Ured i inventura
SEUP prema Uredbi o uredskom poslovanju, osnovna sredstva, sitni inventar i popisne liste.
Računi, plaćanja i riznica
Račun dobavljača prolazi kroz program jednom: od e-računa do izvoda banke.
- Ulazni računi i e-Račun i fiskalizacija: primanje i slanje e-računa preko FINA-e ili Moj-eRačuna, knjiženje po shemama i knjiga URA.
- Proračun i riznica: zahtjev za plaćanje iz računa, plaće ili ručno, uz raspoloživo vlastitog plana prije slanja; izvršenje se nakon svakog knjiženja vraća nadležnom proračunu, a usvojeni rebalans upisuje u plan korisnika.
- Nalozi za plaćanje: nalozi iz računa i plaća, ispis s HUB3 barkodom i SEPA datoteka zaštićena od dvostrukog izvoza.
- Izvod banke: učitavanje iz datoteke banke i zatvaranje računa po pozivu na broj.
Knjigovodstvo i godišnji izvještaj
Temeljnice nastaju iz dokumenata; knjigovođa ih pregleda i proknjiži.
- Glavna knjiga: temeljnice iz računa, izvoda, plaća i riznice, zaključna knjiženja i početno stanje sljedeće godine.
- Salda konti: otvorene stavke i kartice kupaca i dobavljača, starost duga i opomene.
- Odvojeno knjiženje sredstava iz nadležnog proračuna te vlastitih i namjenskih izvora.
- Izrada i provjera obrazaca godišnjeg financijskog izvještaja (BIL, PR-RAS, RAS-funkcijski, OBVEZE) prije predaje.
Zaposlenici i plaće
- Obračun plaća, drugog dohotka i ostalih isplata: isplatne liste, JOPPD, nalozi i temeljnica s pozicijom i izvorom.
- Kadrovska evidencija: matična knjiga radnika, ugovori o radu, staž, godišnji odmori i radno vrijeme.
- Evidencija putnih naloga: putni nalozi, dnevnice u zemlji i inozemstvu te loko vožnja.
Ured, ugovori i imovina
- SEUP Link 5: urudžbeni zapisnik, upisnici i pismohrana prema Uredbi o uredskom poslovanju.
- Registar ugovora i rješenja: ugovori, okvirni sporazumi i aneksi s podacima javne nabave, iznosima i rokovima.
- Osnovna sredstva i sitni inventar: obračun amortizacije po skupinama te inventurne i popisne liste.