Uredsko poslovanje

Program za uredsko poslovanje Link 3.0 je izrađen prema Uredbi o uredskom poslovanju (NN br.7/09), Pravilniku o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaratelja i primatelja akata (NN br. 38/88) i Zakona o pravu na pristup informacijama (NN br. 172/03), te je usklađen sa Standardnim projektom elektroničkog uredskog poslovanja (SPEUP), a obuhvaća:

  • Urudžbeni zapisnik (neupravni postupak);
  • Upisnik predmeta prvostupanjskog upravnog postupka;
  • Knjigu ulazne i izlazne pošte – mogućnost automatskog prijenosa iz urudžbenog zapisnika/upisnika;
  • Internu dostavnu knjigu s automatskim digitalnim prosljeđivanjem dokumenata;
  • Knjigu pismohrane;
  • Upisnik o zahtjevima, postupcima i odlukama o ostvarivanju prava na pristup informacijama – mogućnost automatskog prijenosa iz urudžbenog zapisnika/upisnika;
  • Poseban popis s rokovima čuvanja;
  • Plan klasifikacijskih oznaka po godinama s mogućnošću automatskog kreiranja plana iz određene prethodne godine
  • Šifrarnik stvaratelja pismena
  • Šifrarnik s unutarnjim organizacijskim jedinicama i referentima – unos, dopuna i stavljanje postojećih kao neaktivnih ako se više ne koriste
  • Mogućnost dodavanja više različitih knjiga urudžbenog zapisnika i upisnika;
  • Pridruživanje neograničenog broja skeniranih i drugih digitalnih dokumenata u različitim formatima (PDF, MS office, open office, elektroničke pošte s prilozima, zvučnih, video i slikovnih zapisa);
  • Mogućnost pretraživanja u svim navedenim evidencijama po ključnoj riječi po svim upisanim podacima i tekstualnim pridruženim dokumentima;
  • Dodjeljivanje predmeta korisnicima sustava s određivanjem aktivnosti koju trebaju provesti i u kojem roku te praćenje predmeta po statusima (otvaranje, obrada, stavljanje u rok, zaključivanje) i korisnicima koji su zaduženi za predmet;
  • Dodjeljivanje pismena na obradu korisnicima i praćenje statusa obrade;
  • Za svaki zapis je stalno vidljivo datum, vrijeme i tko je kreirao zapis te datum, vrijeme i tko je zadnji mijenjao zapis.
  • Mogućnost automatskog prijenosa e-mail-ova zajedno s njihovim privicima u tablicu pismena urudžbenog zapisnika.

IZVJEŠTAJI

  • Ispis svih zapisnika (urudžbenog, upisnika) prema različitim kriterijima ispisa;
  • Ispis ostalih evidencija – interne dostavne knjige, upisnika za pristup informacijama, knjige ulazne pošte, knjige izlazne pošte;
  • Ispis omota spisa;
  • Ispis pismena (akata) na omot spisa;
  • Ispis prijamnog štambilja na dokument ili na naljepnicu;
  • Ispis neriješenih predmeta i neriješenih pismena;
  • Ispis izvještaja o ukupnom broju predmeta i akata za zadano razdoblje i prema organizacijskim jedinicama
  • Ispis naljepnica s adresama za izlaznu poštu i drugi izvještaji.

ADMINISTRACIJA SUSTAVA

Inicijalno sustavu pristupa administrator s punim ovlastima nad aplikacijom. Administrator kreira uloge i korisnike, te pridružuje korisnike ulogama. Ukoliko već postoji neka baza korisnika (drugi softver ili Active Directory) moguće je posebnim procesima omogućiti automatsku sinkronizaciju uloga i korisnika.

Administrator može kreirati i dodatne administratorske uloge ukoliko je to potrebno i ovlastiti više ljudi za podešavanja prava pristupa na sustavu.